Időmenedzsment. Jól hangzik, de nem tudod hol kezdd? Néhány gondolattal szeretnék neked segíteni ebben.
Mindannyian átmentünk tavaly október végén az óraátállítás nehéz időszakán. Ki rugalmasan alkalmazkodott, ki mindenhonnan elkésett, de megéltük, túléltük. Sokszor hallottam, hogy „ez a jobb, most nyertünk egy órát”, vagy „végre egy órával több maradt”. Fel is merült bennem a kérdés, hogy igen, egy órával tovább tehetünk dolgokat most, látszólag, de vajon ez megoldott-e bármit is a szűkös idő-erőforrás problémánkból? Valójában vajmi keveset. Úgy sejtem, hogy ha tartósan 25 óra lenne egy nap a 24 helyett, akkor is a legtöbben folyton időzavarban lennénk, mert a lényeg nem annyira a rendelkezésre álló idő mennyiségében bújik meg, mint inkább a minőségi felhasználásában.
„Mindenkinek arra van ideje, amire akarja, hogy legyen.” – egy újabb gyakran hallott indok / kifogás a repertoárunkból. De most őszintén, te így gondolod? Nem egy mentor vagy segítő oldalán olvasok ilyen és ehhez hasonló tanácsokat és véleményeket, főleg, ha túlterhelt, az élet több területén teljesíteni akaró emberek kérnek ötleteket ahhoz, hogy mit is tegyenek, hogy könnyebb legyen.
Mi az az időmenedzsment? Hol kezdjem?
Amikor nálam kerül terítékre a kérdés, első körben nem a naptárat szeretem elővenni és átnézni a beszélgetőpartneremmel, hogyan tudna 24-ből 25-t csinálni magának, és beleszuszakolni mindent a kalendáriumba. Sokkal inkább azt tartom érdemesnek első körben megnézni, hogy vajon tényleg azzal foglalkozunk-e, ami számunkra fontos?
Ha tudod, hogy honnan hová szeretnél eljutni, ha ismered és betonbiztosan tudod a saját értékrended, fontossági sorrended, ha tiszteled és szereted magad annyira, hogy odafigyelsz a saját igényeidre, akkor látszani fog, hol a határ. Mi az, ami még belefér és mi az, ami már nem. Amire meg kell tanulni nemet mondani, akármennyire is szeretnél igent. Mert a valóságban sajnos nem minden fér bele az életünkbe, bármennyire is jó ezt hinni. Azonban a számunkra fontos dolgoknak tudunk és kell is helyet találnunk, hiszen a saját és környezetünk egyensúlya a tét. De _mindenre_ biztosan nincs idő.
Az első kérdés
Tehát első lépésként, hogy az időbeosztásodban rendet tegyél, tedd fel magadnak a kérdést (és válaszolj rá kegyetlenül őszintén!):
Mi a Top 5 legfontosabb dolog az életedben? Milyen sorrendben?
Nem esik jól?
A kegyetlen őszinteség mutatkozzon meg akkor is, ha azt mondod neked a család az első, de te mégis hónapok óta nem voltál otthon pl. vacsoraidőre, pedig a családotok életében ez fontos. Mert mindig közbejött valami, vagy dolgoznod kellett. Akkor vajon tényleg a család-e az első? És ha azért kellett dolgoznod, mert „nincs más választásod”, mert kell a pénz, akkor vajon mit teszel azért, hogy ez megváltozzon, hogy később legyen rá időd? Ha azt mondod, nincs időd az egészséges életmódra, mert … akkor vajon tényleg nincs? És biztos, hogy az idő az, ami hiányzik? Nem valami más?
Igen, az őszinteség kegyetlenül fáj néha és nem mindig akarjuk látni a válaszokat. Én sem, te sem, más sem, mert cudarul tud égetni. Néha szükségünk van rá, hogy ne válaszoljunk, önvédelemből, és ha itt tartasz, engedd meg magadnak, és várj! A türelem és empátia magunkkal szemben is nagyon fontos. De ha felkészültél, akkor érdemes szembenézni vele, mert a változáshoz először meg kell fejteni a valódi problémát és csak utána tudsz rá megoldást keresni. Ha pedig a probléma forrása komolyabb szaksegítséget igényel, ne habozz keresni egyet!
Oké, de nekem tényleg nincs időm!
Ha tényleg az idő és az idő beosztása a probléma, akkor nézzünk néhány gyakorlatias nézőpontot, hogy rendet teremthess abban a bizonyos naptárban! Egyen megoldásokat vártál? Azzal nem szolgálhatok. De hasznos gondolatokkal igen.
A modern kor népszerű időmenedzsment technikája, a multi-tasking a megoldás?
IT területen igencsak gyakran felmerül a multi-tasking kérdésköre, és bevallom, néha én is beleesek abba a hibába, hogy ezt művelem. De ez is csak olyan illúzió, mint mikor egyszerre akarsz 10 különböző, forrásigényes dolgot csináltatni a számítógépeddel. Látszólag jó ötlet, hiszen sietsz, aztán a végeredmény az, hogy minden iszonyúan belassul, hibák keletkezhetnek, ha pedig nem egy szuper modellel tolod ezt, akkor akár le is állhat és semmivel nem haladsz előre igazán, sőt! Csak a problémáid száma nőtt meg ismét.
„Time management is about choosing well.” – Leslie Garcia, pszichoterapeuta, NYC.
Informatikai területen ráadásul a folyamatos tanulás és fejlődés az elvárás, sosincs megállás. Nem lehet kifogás sem kor, sem időhiány, mert aki lemarad, kimarad, szokták mondani.
Hogyan válassz jól?
Érdemes tudnod, hogy mi mennyi ideig tart. Nem érzésre (ami ugye igencsak csalóka lehet), hanem konkrétan! Mérd az időt! Tudd számszerűen, az életedben mire mennyi időt kell szánnod, hogy jól el tudd végezni. Használsz valamilyen app-ot vagy kütyüt az időd mérésére? Az asztalodon van hely egy kis kocka számára? Mert ez a minimalista kis eszköz például segíthet az időmenedzsment újratervezésekor:
Ahogy minden jó eszköz, ez is tökéletesen személyre szabható, te mondod meg, melyik oldala mit jelent számodra.
Hol van a személyes gyengepontod?
Jártál már úgy, hogy papíron minden olyan jól nézett ki, vagy fejben pontosan tudtad, mi mindent tudnál jól megcsinálni aznap, aztán végül semmi sem lett belőle? A táblázatok, naptárak és tervek nagyon szépek, csak mi emberek vagyunk és nem egy programkód, ami sorról-sorra lefut, az előre megírt és elvárt sorrendben. Ha csalódást érzel, mert nem úgy alakulnak a dolgok, ahogy megtervezted, állj meg és figyelj befelé! Mindig számolj az egyéni tényezővel, a saját gyengepontjaiddal, igényeiddel, vágyaiddal. Még aki úgy is gondolja, hogy nem befolyásolják az érzelmei, számoljon vele, hogy ez gyakrabban megtörténik, mint sejtené, csak nincs teljesen tudatában.
És hol vannak a konkrét időmenedzsment fogások?
Nos,
- ha már megfejtetted, hol a valódi problémád, és ez az idő,
- ha kigyomláltad azokat a feladatokat, amik valójában számodra nem fontosak, vagy nem ebben a sorrendben,
- ha nemet mondtál azokra a dolgokra, amikre sajnos nemet kellett mondanod,
- ha tudod, hogy mit akarsz tenni és főleg, hogy miért akarod,
- ha tudod, hogy ez valójában mennyi időt igényel,
- ha fontolóra vetted a saját érzelmi tényezőidet is, amelyek a tetteidet befolyásolják,
akkor kezdődhetnek az olyan technikai fogások, mint
- a csapból is ránk folyó pomodoro technika, vagy hogy
- pontosan kezdj és fejezz be minden tevékenységet,
- használj check-listeket, vagy
- tartsd be a 80/20 szabályt,
- tervezz előre egy nappal, héttel
- használd a modern technikát a napjaid megkönnyítésére, gyűrűt, karkötőt, appokat és kütyüket, stb.
Kezdheted ezekkel is az áttervezést, csak a valódi hatás jó eséllyel elmarad. Ahogy nem lehet gazos földbe új növényeket hatékonyan elvetni, úgy a pomodoro vagy más egyéb technikák sem működnek, ha nem azt méred vele, amire valójában szükséged van.
Kitartást kívánok neked az újratervezéshez,
és ha szívesen beszélgetnél erről személyesen is,
szeretettel várlak egy beszélgetésre!